Integriertes Managementsystem als Erfolgsfaktor

Ein zentral geführtes Managementsystem sorgt bei LANXESS für die notwendigen globalen Managementstrukturen, um verantwortliches unternehmerisches Handeln zu gewährleisten. Mit diesem zentralen Instrumentarium haben wir ein transparentes Wertesystem und Spielregeln geschaffen, die das Management und alle Mitarbeiter grenzüberschreitend verbinden. Weltweit gelten neben den internen Richtlinien und Handlungsanweisungen anspruchsvolle Qualitäts- und Umweltstandards nach den internationalen Normen ISO 9001 und ISO 14001, auf deren Basis das Unternehmen gesteuert wird.

Den Fortschritt der Systemintegration neuer Standorte und die Leistungsfähigkeit unseres Managementsystems lassen wir regelmäßig weltweit von externen und unabhängigen Experten prüfen. Die Bestätigung der Compliance mit den Normen ISO 9001 und ISO 14001 erfolgt danach in einem globalen Matrixzertifikat. 2013 haben wir das Überwachungsaudit erfolgreich durchgeführt.

Zum Stichtag 26. September 2013 umfasste unser Matrixzertifikat 48 Gesellschaften mit 77 Standorten in 23 Ländern. 2013 wurden wie geplant unsere US-amerikanischen Produktionsstandorte Greensboro und Gastonia sowie der von DSM übernommene Standort Triunfo (Brasilien) neu in das Zertifikat mit aufgenommen. An unseren Standorten in den USA erlangten wir zusätzlich ein Zertifikat gemäß RC14001 (RC = Responsible Care®). 2014 wollen wir unser neues Butylkautschuk-Werk in Singapur in das Matrixzertifikat aufnehmen.

Ein wichtiger Bestandteil unseres integrierten Managementsystems ist das HSEQ-Management. HSEQ steht für Health, Safety, Environmental Protection, Quality (Gesundheitsschutz, Sicherheit, Umweltschutz und Qualität). Unser HSEQ-Management ist global ausgerichtet, um einheitliche Standards und Bemessungsgrundlagen für alle unsere Standorte weltweit sicherzustellen. Dazu werden die entsprechenden Kennzahlen weltweit elektronisch erfasst. So können wir die Leistungen für jede Geschäftseinheit und jeden Standort systematisch ermitteln, analysieren und nachhaltig weiterentwickeln.

Verantwortlichkeiten klar definiert

Um zu gewährleisten, dass unsere Corporate-Responsibility-(CR-)Strategie sowie die in unseren Managementsystemen definierten Regeln und Standards eingehalten und kontinuierlich weiterentwickelt werden, haben wir mehrere Gremien etabliert.

Das CR-Committee – gebildet aus Vertretern relevanter Group Functions – ist für die Entwicklung unserer CR-Strategie verantwortlich und stellt sicher, dass alle CR-bezogenen Aktivitäten im Konzern dieser Strategie entsprechen. Es steht als interdisziplinäres Kompetenzzentrum sowohl dem Vorstand als auch den Geschäftsbereichen in allen Fragen des nachhaltigen Handelns beratend zur Seite. Darüber hinaus ist es dafür verantwortlich, belastbares und den aktuellen Marktstandards entsprechendes Datenmaterial für unsere externe CR-Kommunikation zu erheben und zu pflegen.

Das HSEQ-Committee – bestehend aus dem gesamten oberen Führungsgremium von LANXESS unter Leitung des Vorstandsmitglieds Dr. Werner Breuers – sorgt dafür, dass weltweit einheitlich hohe Qualitätsmanagement-, Sicherheits-, Umwelt- und Klimaschutzstandards eingehalten werden. Es legt die notwendigen globalen HSEQ-Richtlinien, -Strategien und -Programme sowie unsere HSEQ-Ziele fest und verfolgt deren Umsetzung. Gleichzeitig verantwortet es unsere weltweite Strategie für das integrierte Qualitäts- und Umweltmanagementsystem nach ISO 9001 und ISO 14001.

Das Compliance-Committee, das sich aus Vertretern verschiedener Fachbereiche zusammensetzt, befasst sich mit allen Hinweisen zu Compliance-Verstößen, um ungesetzlichem oder unethischem Verhalten im LANXESS Konzern frühzeitig entgegenzuwirken und Fehlverhalten mit geeigneten Maßnahmen zu vermeiden.

Umfassendes Wertesystem etabliert

Eine klare Orientierung für Management und Mitarbeiter anhand von Werten und Leitlinien ist das Fundament eines jeden Managementsystems. Wir orientieren uns nicht nur an unseren eigenen, kontinuierlich angepassten Unternehmensgrundregeln, sondern auch an etablierten globalen Standards.

Compliance LANXESS versteht Compliance, d. h. die Einhaltung von Gesetzen und ethischen Grundsätzen, als Grundlage nachhaltiger Unternehmensführung. Zum Erfolg unseres Unternehmens tragen nicht zuletzt das Verantwortungsbewusstsein und die Integrität unserer Mitarbeiter bei. Der konzernweit gültige „Kodex für gesetzmäßiges und verantwortungsbewusstes Handeln bei LANXESS“ legt Mindeststandards fest und gibt unseren Mitarbeitern Hinweise und Orientierung für deren Einhaltung.

Als global agierender Konzern setzen wir uns in allen unseren Märkten dafür ein, dass Menschenrechte jederzeit geachtet und Kinder- bzw. Zwangsarbeit konsequent verhindert werden. Die Richtlinie umfasst darüber hinaus Themen wie wettbewerbswidriges Verhalten, Antikorruption, Datenschutz, Arbeits-, Produkt- und Anlagensicherheit oder Umweltschutz. Um die individuellen – insbesondere rechtlichen – Gegebenheiten in bestimmten Ländern oder Geschäftsbereichen angemessen zu berücksichtigen, existieren daneben zahlreiche spezifizierte Richtlinien zu den vorstehend erwähnten Themen. Alle weltweit gültigen LANXESS Leit- und Richtlinien sind über ein für jeden Mitarbeiter zugängliches System abrufbar. Unser Compliance-Kodex kann zudem auf unserer Internetseite unter der Rubrik Corporate Responsibility eingesehen werden.

„Das Unternehmen respektiert das geltende Recht und verlangt das Gleiche von seinen Mitarbeitern und Geschäftspartnern.“ Dies ist die zentrale Aussage unseres Compliance-Kodex, die unser grundlegendes Verständnis ausdrückt: Jede unserer Entscheidungen und Aktivitäten muss dieses Postulat erfüllen, unabhängig von den Zielen, die wir verfolgen, oder den Rahmenbedingungen, denen wir unterliegen. Als geltendes Recht definieren wir zunächst jedes geltende internationale und nationale Gesetz der Rechtsräume, in denen LANXESS aktiv ist. Darüber hinaus gelten Menschenrechte und ethische Grundsätze uneingeschränkt als übergeordnetes Recht, auch wenn diese nicht in den jeweiligen Rechtsordnungen niedergelegt sind. In diesem Kontext haben wir auch den UN Global Compact unterzeichnet und erkennen die dort manifestierten Prinzipien als unabdingbares Recht an. Wir verstehen den genannten Legalitätsgrundsatz und ethisches Verhalten nicht nur als reines Compliance-Thema, sondern – untrennbar damit verwoben – als Teil unserer unternehmerischen Verantwortung und Nachhaltigkeitskultur.

Um unser klares Bekenntnis zu Compliance im Unternehmensalltag umzusetzen, haben wir ein Compliance-Management-System etabliert, das die Entscheidungsträger und handelnden Personen im Unternehmen unterstützt und anleitet. Damit beugen wir möglichen Unsicherheiten in Bezug auf unsere Compliance-Handlungsmaxime vor, die von sehr grundlegenden Fragestellungen – beispielsweise inwieweit alle Gesetze in Ländern zu befolgen sind, in denen die Rechtsstaatlichkeit eingeschränkt ist – bis hin zu Detailfragen, etwa ob eine Einladung an Geschäftspartner bereits als Korruption gewertet werden kann, reichen.

Compliance-Management-System Das LANXESS Compliance-Management-System (CMS) ist in unseren CMS-Statuten beschrieben und wurde im Jahr 2012 durch die Deloitte & Touche GmbH extern geprüft. Die Prüfung umfasste das globale Compliance-Management-System und erfolgte im größtmöglichen Umfang (Konzeption, Angemessenheit und Wirksamkeit). Sie war nicht auf definierte Risiken eingeschränkt, fokussierte sich aber auf die im Rahmen unserer Analyse identifizierten zehn größten Compliance-Risiken. Im Ergebnis wurde die Prüfung ohne Feststellung – d. h. ohne dass eine substanzielle Schwachstelle erkannt wurde – mit einem uneingeschränkten Prüfurteil abgeschlossen.

Die von uns angewandten CMS-Grundsätze basieren auf einem übergreifenden Rahmenwerk zum unternehmensweiten Risikomanagement (COSO II). Die Grundelemente unseres CMS umfassen:

  • Compliance-Kultur
  • Compliance-Ziele
  • Compliance-Risiken (Identifikation, Bewertung und Maßnahmen)
  • Compliance-Programm
  • Compliance-Organisation
  • Compliance-Kommunikation
  • Compliance-Überwachung und -Verbesserung

Unsere Compliance-Kultur wird zunächst von dem Committment und dem Engagement unseres Vorstands sowie des Aufsichtsrats geprägt. Damit sie das gesamte Unternehmen durchdringt, ist es darüber hinaus ein essenzieller Teil der Führungsaufgaben aller nachfolgenden Entscheidungsebenen, unsere Compliance-Kultur vorzuleben und zu kommunizieren. Compliance- und Geschäftsverantwortung liegen bei LANXESS stets in einer Hand.

Unser Compliance-Ziel ist, jegliche Verstöße zu vermeiden. Es fußt auf dem zuvor erläuterten Verständnis, dass Compliance die Grundbedingung jeder Entscheidung und Aktivität im Unternehmen darstellt.

Compliance-Risiken werden regelmäßig vom Compliance-Committee analysiert und dem Vorstand zur Diskussion vorgetragen. Sie werden nach Eintrittswahrscheinlichkeit und möglicher Schadensauswirkung bewertet. Die Risikoexposition wird sowohl für Unternehmensbereiche als auch für Länder analysiert und entsprechende Risikoverantwortliche werden benannt. Wo möglich werden Frühwarnindikatoren und Monitoring-Instrumente festgelegt sowie Gegenmaßnahmen eingeleitet, um die identifizierten Risiken zu reduzieren. Die von uns erkannten Haupt-Risikoexpositionen betreffen: Kartellrecht (horizontal), Wettbewerbsrecht (vertikal), Antikorruption, Exportkontrolle, Umwelt/Sicherheitsregeln, Datenschutz, Produkthaftung, Insiderhandel, Diskriminierung, Bilanzrecht sowie – als mit Compliance eng verbunden – Fraud, d. h. der Betrug am Unternehmen.

Unser Compliance-Programm enthält alle „klassischen“ Elemente eines CMS, wie die Herausgabe eines Compliance-Kodex sowie spezifischer Richtlinien und Arbeitsanweisungen, etablierte Hinweisgeber-Systeme, Information und Schulungen. Mit einer klaren Zuweisung von Verantwortlichkeiten in unserer Aufbau- und Ablauforganisation, einem funktionierenden internen Kontrollsystem sowie angemessenen Prüfungs- und Monitoring-Aktivitäten stellen wir Compliance in einem weiter gehenden Sinne sicher.

Die Compliance-Organisation umfasst ein globales Compliance-Committee, einen globalen Compliance Officer aus diesem Kreis sowie lokale Compliance Officer und/oder Committees in jedem Land mit einer LANXESS Gesellschaft. Daneben übernehmen verschiedene Group Functions unterstützende bzw. überwachende Funktionen im Compliance-System, so vor allem die Rechtsabteilung, der HSE-Bereich und die Interne Revision. Die Verantwortung für rechtskonformes Handeln verbleibt jedoch stets beim jeweiligen Entscheidungsträger. Insofern sehen wir Compliance in erster Linie als eine wesentliche Führungsaufgabe im Unternehmen an.

Unsere Compliance-Kommunikation umfasst gleichermaßen Top-down- wie Bottom-up-Prozesse. Informationsveranstaltungen und Schulungen ermöglichen unseren Mitarbeitern, ihre Aufgaben sachgemäß und rechtskonform zu erfüllen. Teil unserer Kommunikation ist auch der Compliance-Auftritt im firmeninternen Intranet mit darin verankerten E-Learning-Programmen. Bottom-up werden Compliance-Themen und Probleme an die lokalen Compliance Officer und von dort an das zentrale Compliance-Committee berichtet. Alle wesentlichen Entwicklungen, Feststellungen und Maßnahmen werden vom globalen Compliance Officer regelmäßig an den Vorstand und dem Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats berichtet. Eine Ad-hoc-Meldeverpflichtung an Vorstand und Aufsichtsrat bei weitreichenden Compliance-Verstößen besteht, musste bisher aber noch nicht in Anspruch genommen werden.

Compliance-Überwachung erfolgt mittels allgemeiner Prüfungen sowie dedizierter Prüfprogramme durch die Interne Revision sowie eine zentrale HSE-Abteilung. Da die Revision selbst Bestandteil des rahmengebenden CMS ist, lassen wir dieses regelmäßig durch unabhängige Dritte prüfen. Die Compliance-Situation bei LANXESS ist außerdem regelmäßig Gegenstand der Beurteilung durch den Jahresabschlussprüfer.

Global Compact Wir bekennen uns zu den anerkannten Prinzipien der weltweit größten Initiative für Corporate Social Responsibility, des UN Global Compact. Seit unserem Beitritt im Jahr 2011 haben wir unser Nachhaltigkeitsprofil weiter geschärft. Ausführliche Informationen zum Global Compact finden sich im Internet unter www.unglobalcompact.org.

Responsible Care® Transparenz und eine verstärkte Kommunikation mit der Öffentlichkeit sind erklärte Ziele der internationalen Charta zu Responsible Care®. Denn nur auf diesem Wege lässt sich Vertrauen in eine Industrie aufbauen, die entscheidend zur Verbesserung des Lebensstandards und der Lebensqualität der Menschen beiträgt. Bereits seit 2006 unterstützen wir die Initiative und haben die entsprechende Erklärung des Weltchemieverbands ICCA mit unterzeichnet. Die Responsible Care® Charta in der Praxis anzuwenden, bedeutet für uns: Wir arbeiten kontinuierlich daran, unsere Prozesse und Leistungen in puncto Umweltschutz, Klimaschutz, Gesundheit, Sicherheit und Qualität zu verbessern. Mit unseren unternehmenseigenen Leitlinien haben wir die Grundsätze der Charta in unsere Leitungsprinzipien und unsere Unternehmensstrategie integriert.

Auch von unseren Lieferanten erwarten wir, dass sie sich zu den von uns vertretenen Werten und Regeln, insbesondere dem Global Compact, bekennen und adäquate Systeme etablieren, um rechtskonformes Verhalten sicherzustellen sowie ethisches Verhalten innerhalb ihrer Organisation weiterzuentwickeln. Der LANXESS „Supplier Code of Conduct“ ist fester Bestandteil unserer Lieferantenkommunikation. Darüber hinaus prüfen wir im Rahmen von Akquisitionen in unseren Due-Diligence-Prozessen grundsätzlich, ob die Menschenrechte auch im Zielunternehmen eingehalten werden.

 

 

Die zehn Prinzipien des Global Compact
   
Kriterium Prinzip
   
Menschenrechte 1) Unternehmen sollen den Schutz der internationalen Menschenrechte innerhalb ihres Einflussbereichs unterstützen und achten.
2) Unternehmen sollen sicherstellen, dass sie sich nicht an Menschenrechtsverletzungen mitschuldig machen.
   
Arbeitsstandards 3) Unternehmen sollen die Vereinigungsfreiheit und die wirksame Anerkennung des Rechts auf Kollektivverhandlungen wahren.
4) Unternehmen sollen für die Beseitigung aller Formen der Zwangsarbeit eintreten.
5) Unternehmen sollen für die Abschaffung der Kinderarbeit eintreten.
6) Unternehmen sollen für die Beseitigung von Diskriminierung bei Anstellung und Beschäftigung eintreten.
   
Umweltschutz 7) Unternehmen sollen im Umgang mit Umweltproblemen einen vorsorgenden Ansatz unterstützen.
8) Unternehmen sollen Initiativen ergreifen, um ein größeres Verantwortungsbewusstsein für die Umwelt zu erzeugen.
9) Unternehmen sollen die Entwicklung und Verbreitung umweltfreundlicher Technologien fördern.
   
Korruptionsbekämpfung 10) Unternehmen sollen gegen alle Arten der Korruption eintreten, einschließlich Erpressung und Bestechung.